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POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Contenido

2. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE LA APLICACIÓN

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD), del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, el cual, reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo13 del Decreto 1377 de 2013).

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que     sean objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento.

3. DEFINICIONES

Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.1.3 Capitulo 25 del Decreto compilatorio 1074 de 2015 (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013).

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS:  Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

COOKIE:  Es una pequeña información enviada por un sitio web y almacenada en el navegador del usuario, de manera que el sitio web puede consultar la actividad previa del usuario. Sus principales funciones son:

1) Llevar el control cuando un usuario introduce su nombre de usuario y contraseña, para que no tenga que estar introduciéndolas para cada página. Pero no identifica a una persona, sino a una combinación de computadora de la clase de computación con navegador y usuario.

2) Conseguir información sobre los hábitos de navegación del usuario, e intentos de spyware (programas espía), por parte de agencias de publicidad y otros.

Lo anterior, puede causar problemas de privacidad y es una de las razones por la que las cookies tienen detractores.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de VISION SEGURA Y CIA LTDA en los términos y condiciones recogidos en la misma.

4.1 Casos en que no es necesaria la autorización

  • Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Tratamiento de Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  • Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.

4.2 Revocatoria de la autorización o supresión de la información

LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, para ello VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA pondrá a disposición de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS el correo electrónico info@visionsegura.com

Si vencido el término legal respectivo, VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA no hubiera eliminado los datos personales, LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS tendrán derecho a solicitar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio que se ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

A pesar de lo anterior y de acuerdo con la declaración efectuada por LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS en el formato de consentimiento informado de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA ni a la revocación de la autorización contenida en dicho documento mientras exista una relación de servicio, contractual o laboral entre LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA

5. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es VISION SEGURA Y CIA LTDA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

VISION SEGURA Y CIA LTDA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

I. Facilitar la ejecución de las labores de compra, venta y/o servicios contratados.
II. Registro, uso y almacenamiento en bases de datos de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA.
III. Envío de información en relación a la compra, venta y/o servicios contratados.
IV. Cualquier tipo de comunicación encaminada al fortalecimiento de las relaciones con sus clientes.
V. La evaluación del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados.
VI. La ejecución de labores de servicio al cliente y mercadeo.
VII. La ejecución de las relaciones contractuales con proveedores.
VIII. La verificación de saldos con acreedores.
IX. La verificación de obligaciones pendientes de sus deudores.
X. Registro de información de clientes, proveedores y contratistas.
XI. La ejecución de contratos laborales cesados, actuales o futuros.
XII. El registro de información de los empleados y contratistas que prestan servicios a VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA o sus familiares.
XIII. La realización de procesos de selección de personal.
XIV. El suministro de información relacionada con los derechos de los accionistas de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA.
XV. La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de órdenes judiciales y/o legales.
XVI. Para contactar a personas naturales con quien VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA tenga o haya tenido relación tales como trabajadores y sus familiares, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores de conformidad con las finalidades establecidas en este documento.
XVII. En general para las actividades de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA en desarrollo de su objeto social.
XVIII. Cuando VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA actúe en calidad de empleador, podrá suministrar sus datos personales a las entidades de la seguridad social, con el propósito de obtener cobertura o beneficios. XIX. Velar por la seguridad de los titulares y de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA en relación con la recolección de datos biométricos como las grabaciones obtenidas por las cámaras de seguridad que se encuentran dentro de las instalaciones.
XX. Verificar la entrada de ingreso y de salida de las personas que se encuentran dentro de las instalaciones de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA con la recolección de los datos biométricos como huellas dactilares.
XXI. Eventualmente utilizará la información biométrica contenida en el registro de huella dactilar para el pago de horas extras y recargos laborales a los trabajadores.                         XXII. Ejecutar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual, respecto de cualquier producto o servicio ofrecido por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA. que se halla o no adquirido o cualquier relación de negocios o comercial que tenga LA EMPRESA así como dar cumplimiento a las leyes colombianas y/o extranjeras y a las órdenes de autoridades judiciales administrativas.

XXIII. Mantener la base de datos de los clientes a los cuales se les ha prestado los servicios ofrecidos por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA, de acuerdo con las necesidades particulares de sus clientes, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
XXIV. Complementar la información y en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA, y/o por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
XXV. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o actividades de mercadeo, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA. y/o por terceros.
XXVI. Realizar invitaciones a eventos relacionados con los productos y servicios que ofrece VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA.
XXVII. Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, sobre los productos y servicios prestados por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA.
XXVIII. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos, y certificaciones a los clientes y/o a terceros, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
XXIX. Verificar la información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA.
XXX. Procesos al interior de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
XXXI. Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
XXXII. Adelantar campañas de actualización de datos.
XXXIII. El envío de las modificaciones a las Políticas, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
XXXIV. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.

7. Datos de navegación

Es posible visitar el sitio Web sin informar ningún tipo de identificación personal. Sin embargo, el sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web puede tener la opción de recoger algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del  equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos se utilizan con el propósito de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados. Cuando se utiliza la opción de contacto, puede elegir si desea proporcionarnos información personal, como, por ejemplo, su nombre y dirección postal o electrónica, teléfono, entre otros, para que podamos comunicarnos y tramitar su solicitud o proporcionar información.

8. Cookies o Web bugs

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web, con el fin de darle mejor servicio en la página.

Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, entre otros), e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

La mayoría de navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies, sin embargo, se debe tener en cuenta que si elige bloquearlas puede afectar o impedir el funcionamiento de la página. Así mismo, uno de los servicios de terceros que se pueden llegar a utilizar para seguir la actividad relacionada con el servicio, p.ej. es Google Analytics, por lo que, en caso de no desear que se obtenga y utilice información, puede instalar un sistema de rechazo (“optout”) en su navegador web, como es: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=None.

9. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y artículo 2.2.2.25.4.3 Capitulo 25 del Decreto compilatorio 1074 de 2015 (Artículo 22 del Decreto 1377 de 2013) los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
    2.Por sus causa habientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
    3.Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
    4.Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento : Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

10. Atención a los Titulares de datos

El Oficial de Protección de Datos de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 4448473. Correo electrónico: info@visionsegura.com.

11. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

11.1. Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 2.2.2.25.4.2 Capitulo 25 del Decreto compilatorio 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA enviado, mediante correo electrónico a: info@visionsegura.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la CALLLE 16 # 41 – 210, OF 705, MEDELLÍN, ANTIOQUIA.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. Fax.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA.

Una vez recibida la solicitud, VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA Enviado, mediante correo electrónico a info@visionsegura.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLLE 16 # 41 – 210, OF 705, MEDELLÍN, ANTIOQUIA.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Deberes de la empresa cuando actúe como responsable del tratamiento

Cuando VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA actúe como Responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar en el archivo virtual de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA copia de la respectiva autorización otorgada por LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.

c) Informar debidamente a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento (de existir) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir.

h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento (de existir), el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

j) Informar a solicitud de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS sobre el uso dado a sus datos.

k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y datos recolectados

El tratamiento para los datos personales de todos LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS estará enmarcado en lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, teniendo en cuenta el desarrollo de la visión y misión de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA como sociedad dedicada como objeto principal exclusivo el negocio de ofrecer seguros, títulos de capitalización, Medicina Prepagada, Seguridad Social, Riesgos Profesionales y Soat, promover la celebración de dichos contratos y obtener la renovación de los mismos, a nombre de una o varias compañías de seguros, Eps, Fondos de pensiones y Arp.

En cuanto a CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, CONTRATISTAS Y TERCEROS, la sociedad VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA les podrá solicitar datos tales como nombre completo, apellidos, o razón social, número del documento de identidad, domicilio, cargo, constancia de pago de aportes al sistema de seguridad social, certificados bancarios, dirección, teléfonos, correo electrónico, número de cuenta bancaria, RUT, tipo de cuenta y banco.

En cuanto a los EMPLEADOS, VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA les solicitará datos tales como nombre completo, hoja de vida, edad, fecha de nacimiento, número de cédula de ciudadanía, domicilio, direcciones de ubicación, números telefónicos, correos electrónicos, grado de
escolaridad, número de cuenta bancaria, nombre de las entidades de la seguridad social a las cuales se encuentra afiliado, certificados laborales, certificado de afiliaciones al sistema de seguridad social, certificado de ARL.

RECOLECCIÓN DE DATOS SENSIBLES – DATOS BIOMÉTRICOS

En las instalaciones de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA existen cámaras de seguridad o de video vigilancia con el propósito de velar por la seguridad de la empresa, de sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, deudores, acreedores, terceros, por lo que, cuando los titulares se encuentren dentro de las instalaciones de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA podrán estar permanentemente grabados advirtiendo que dichas cámaras de seguridad no están o estarán instaladas en lugares que afecten la privacidad y la dignidad humana de los titulares.

Adicionalmente se recolectarán datos biométricos como huellas dactilares, para el ingreso y salida de las instalaciones de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA atendiendo a las necesidades de llevar controles de ingreso y salida por parte de los empleados, contratistas, proveedores, y terceros, temas relacionados con estadísticas y el departamento de calidad. Además en relación con los empleados podrá utilizarse dicha información para el control de horas extras laboradas, pago de recargos salariales.

Las grabaciones y las huellas dactilares sólo podrán ser consultadas por personal Autorizado directamente por la [[ingresar área que se va a hacer responsable]. En todo  caso VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA atenderá los requerimientos que realice el Titular de los datos
biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a los mismos.

Se aclara que es carácter facultativo del titular autorizar el tratamiento de datos personales de carácter sensible, en este caso biométricos, así como lo establece la legislación colombiana.

VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA aplicará las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su Autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los Datos Personales no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES


REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES


El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) valorar de la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante de los niños, niñas o adolescentes podrá otorgar la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

14. Medidas de seguridad

VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y
confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA, que están recogidas y desarrolladas en suPL-02 Políticas Internas de Seguridad (I, II, III, IV).

Tabla I. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sencibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
Gestión de documentos y soporte
Control de acceso
Incidencias
Personal
Manual interno de seguridad
1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones
1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctas.
1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos
1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, identificación de los encargados del tratamiento.
3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico
3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas
4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información
4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado
5. Inventario de soportes
Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos
Bases de datos no automatizadas
Bases de datos automatizadas
Archivo
Almacenamiento de documentos
Custodia de documentos
Identificación y autenticación
Telecomunicaciones
1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garantices una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los títulares
1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos
1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización
1. Acceso a datos mediante redes seguras
2. Mecanismos de identificación y autenticación; contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado
Tabla III. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos
Bases de datos automatizadas y no automatizadas
Bases de datos automatizadas
Auditoría
Responsable de seguridad
Manual interno de seguridad
Gestión de documentos y soportes
Control de acceso
Identificación y autenticación
Incidencias
1. Auditoria ordinaria (interna o externa)cada dos meses
1. Designación de uno o varios responsables de administrar las bases de datos
1. Controles periódicos de cumplimiento
1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega
1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información
1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados
1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente
2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información
2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de seguridad
2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación
3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones
3. prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en los responsables de administrar las bases de datos
4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y responsable del tratamiento
Tabla IV. Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos
Bases de datos no automatizadas
Bases de datos automatizadas
Control de acceso
Almacenamiento de documentos
Copia o reproducción
Traslado de documentación
Gestión de documentos y soporte
Control de acceso
Telecomunicaciones
1. Acceso solo para personal autorizado.
1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas
1. Solo por usuarios autorizados
1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos
1. Definición de perfiles de usuarios acordes con su función
1. Registro de acceso: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede
1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas
2. Mecanismo de identificación de acceso
2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos
2. Cifrado de datos
2. Control mensual del registro de accesos por el responsable de administrar las bases de datos
3. Registro de accesos de usuarios no autorizados
3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera

15. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por
la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

● Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
● Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
● Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
● Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
● Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
● Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

16. Vigencia

La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2022-08-01, las bases de datos responsabilidad de VISIÓN SEGURA Y CIA LTDA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.

17. Apéndice

No aplica

18. Elaboración y aprobación del documento

Revisión y aprobación del documento

Elaborado por:
TOP LEGAL GROUP
Aprobado por :
Mauricio Bernal Barrera
Cargo:
Contratista
Cargo:
Gerente administrativo
Fecha:
01/08/2021
Fecha:
01/08/2022
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